por el Escribano Adrián C. COMAS  (colaboración especial para Contadores)
Para mayor información, ver en el blog la publicación «SOCIEDADES: Artículos y Videos»

VER VIDEO PERSONERÍA SOCIETARIA – REVISIÓN Y VERIFICACIÓN DE ESTATUTOS Y ACTAS

Sumario:

I. La verificación de la personería de la S.A.
II. Asesoramientos para la redacción de las actas.

TEMATICA A DESARROLLAR:

Este artículo versa sobre algunos de los tópicos en el abc práctico en materia de sociedades anónimas, que vemos los escribanos que nos especializamos en temas societarios, pero dedicado a mis colegas profesionales Contadores noveles, o que sin serlo, no han tenido hasta ahora mucha experiencia en estos temas.

Empecemos:

Nuestro nuevo cliente nos trajo DOS grandes CARPETAS:

En una encontramos todos los papeles contables, laborales, y tributarios, con los libros rubricados contables, Diario, Inventario y Balance; y con esa no tenemos problemas, ya que sabemos perfectamente qué revisar, y rápidamente nos damos cuenta qué tiene y qué falta.-

Pero la otra carpeta, tiene originales (pero también fotocopias autenticadas y fotocopias simples), de los estatutos sociales; por lo que se nos dificulta organizar, y estar completamente seguros si están «todos los originales» que forman los estatutos; y luego vemos los libros rubricados de actas de directorio, asamblea, registro de asistencia a asambleas/depósito de acciones, y de registro de acciones nominativas; donde hay actas incompletas, o sin firmar total o parcialmente, asambleas sin el registro de asistencia a las mismas, el registro de acciones nominativas en blanco o desactualizado, etc…

El cliente nos encargó REVISAR y poner al día todo, ya que próximamente necesitará certificar su firma como Presidente de la sociedad en varios documentos privados, luego firmar escrituras públicas de poderes varios a favor de abogados, y también tendrá que reformar el estatuto, aumentar el capital, e inscribir el actual directorio porque se lo está pidiendo el banco donde pidió un préstamo.-

Eso hace que el Contador tenga que realizar rápidamente toda la tarea profesional, sabiendo que luego esa documentación societaria va a ser revisada por distintos escribanos, los cuales sabemos que indefectiblemente la pedirán al cliente que «su contador» les envíe: los estatutos originales completos, y los 3 libros rubricados, directorio, asamblea, y registro de asistencia; con las actas al día pasadas y firmadas por los accionistas y directores, con la actual designación de directorio y distribución de cargos por asamblea de accionistas, y con el acta de directorio especial que autoriza al Presidente para la firma de la operativa y el otorgamiento de la escritura que se tiene que firmar…

Pues justamente este artículo los pondrá en tema, con la visión notarial de las sociedades que los contadores no suelen especializarse (ya que sabemos sobradamente que están cotidianamente presionados con las resoluciones que sacan todos los días los organismos tributarios, y no tienen realmente tiempo suficiente para profundizar en las resoluciones de IGJ y perfeccionar su práctica societaria sobre los estatutos, reformas, y todas las actas sociales…).-

Con tal fin, empecemos primero con el chequeo que yo hago normalmente como escribano, y que convendría que hicieran los Contadores:

I. LA VERIFICACION DE LA PERSONERIA DE LA S.A.:

Cuando el cliente le encarga a un escribano el realizar algún acto notarial en el que interviene su S.A., sea una certificación de firma, un poder, compraventa, una reforma, cambio de sede, inscripción de directorio, etc., lo primero que hace el escribano es solicitar que el Contador le envíe toda la documentación societaria, estatutos y libros rubricados, a saber:

a) ESTATUTOS:

Todos los estatutos originales completos, constitución, reformas, cambios de sede, y si lo hicieron, la última inscripción de designación de directorio. Muchas veces les envían fotocopias simples o autenticadas, o habiendo extraviado la primera copia original, una fotocopia certificada por la IGJ. Por esto, les explico el sistema creado originalmente para la seguridad jurídica de la documentación societaria, diferenciando las que son formalizadas en escritura pública en la Argentina, de la restante. Si la constitución o reformas fueron formalizadas en escritura pública, la primera copia con la plancha de inscripción registral es la documentación original que deben tener y exhibir al notario, pero si fue formalizada en instrumento privado, o fuera una escritura pública formalizada en el exterior por provenir de una sociedad extranjera, el documento original es el que queda archivado en IGJ, y lo que la misma entrega es una fotocopia de la documentación original que queda en su poder, con la plancha de inscripción en original. De esta manera, si se extravía dicho “testimonio” expedido por la IGJ, como el “original” se encuentra archivado en ese organismo, se le solicita y se expide un nuevo testimonio con constancia en original de que está debidamente inscripto. Por tal motivo, es importante avisar a la empresa y a los profesionales que intervengan en dicha tramitación que, cuando para su inscripción se ingresa la documentación privada en original, la fotocopia que se adjunta debe ser una fotocopia simple y no una fotocopia autenticada, ya que esta última es la que IGJ devuelve con la plancha de inscripción original, y eso confunde tanto a los usuarios como a los profesionales, ya que ven una fotocopia autenticada, pero que tiene la plancha de inscripción en original, y no están seguros si la misma es la documentación “original” que deben tener o solicitar. De la misma manera, cuando se extravía la primera copia de una escritura pública inscripta, no se debería acortar costos y tiempo solicitando directamente a la IGJ la expedición de un testimonio con constancia de inscripción, ya que lo que entrega la IGJ, en ese caso, sería una simple fotocopia certificada por el organismo, y en los últimos años, ya no la entrega en soporte «papel» sino en soporte «digital». Lo que correspondería primero es solicitar al escribano autorizante de dicha escritura cuya primera copia fue extraviada (o al Archivo del Colegio de Escribanos, si el protocolo ya estuviera encuadernado), la expedición de una segunda copia de dicha escritura y la misma es la que hay que presentar a IGJ para que consignen los datos de inscripción, y en ese caso la entrega en soporte papel.

Una vez que tenemos todos los estatutos en original, tenemos que verificar que efectivamente son «todos», para lo cual los ordenamos cronológicamente, leemos la personería del último, y chequeamos si tenemos todo lo que el notario anterior estableció como personería. Luego, lo cotejamos con información externa, como ser las publicaciones en el Boletín Oficial. En el Boletín de Capital Federal se puede ver por internet el listado de las publicaciones, lo tienen computarizado y es bastante completo y fidedigno (en muy pocas oportunidades he tenido constituciones o reformas que no aparecían en dicho listado). Allí se informa por orden cronológico, las publicaciones de la constitución, reformas, aumentos de capital dentro del quíntuplo, designaciones de directorio, y recién en los últimos años, por requerimiento específico de la IGJ, también los cambios de sede sin reforma. También informan las publicaciones de convocatoria a asambleas, en los casos de no ser asambleas “unánimes”. Con dicha información, se detecta fácilmente si no nos están trayendo los estatutos completos. A partir del listado, se puede acceder en el Boletín Oficial al texto de cada publicación, que se encuentra escaneado en dicho medio informático, y lo podemos imprimir, con lo cual verificamos si el texto de lo publicado coincide con la constitución o reforma inscripta que tenemos en nuestro poder. Luego se puede preguntar en la mesa de entradas de la IGJ (cuando uno está tramitando algún otro expediente) qué información sobre nuestra sociedad les surge en la pantalla de la computadora de Mesa de Entradas, (y allí nos pueden informar en forma verbal, p. ej.: Constitución del 96, reforma del 2002, cambio sede 2005, y directorio del 2007). Así tenemos una idea rápida y con poco costo, de la documentación societaria que deberíamos contar para el otorgamiento de la escritura que nuestro cliente le encomienda al escribano. Si la sociedad tiene domicilio en Provincia de Buenos Aires, por medio de Internet se puede acceder a las páginas web, tanto del Boletín Oficial de dicha Provincia, que tiene el listado y texto de lo publicado de los últimos años, como también de la Dirección Provincial de Personas Jurídicas, donde se puede acceder a información sobre los trámites de constitución y reformas allí inscriptas. A dicha información no se accede en forma segura y completa, pero sirve para que en forma rápida y sin costo se pueda tener información adicional a la que tenemos.

De la misma forma para el chequeo de los estatutos con reformas por aumento de capital, revisando rápidamente, los asientos del Libro Registro de Asistencia y Depósito de Acciones a Asambleas Generales, vemos el capital social que figura depositado cada año para las asambleas ordinarias anuales, y verificamos si hay algún año en que cambia el monto del capital depositado, viendo si coincide en fecha cercana, con alguna reforma de capital inscripta que tenemos en nuestro poder; también, miramos los puntos del orden del día de cada asamblea (es fácil si las actas están en copiativo y difícil si son manuscritas), especialmente las extraordinarias, para ver si hubo alguna reforma de artículos del estatuto, a fin de chequearlo si coincide en fecha cercana con alguna reforma inscripta del legajo de los estatutos que nos trajeron. Por último, si se menciona en las actas el lugar físico en donde se reúne la asamblea de accionistas o las reuniones de directorio, verificando si ponen solo la “sede social” o también la dirección sita en calle y número, para constatar si la actual sede que mencionan las últimas actas coincide con la última sede que está debidamente inscripta en nuestro legajo.

b) LIBROS rubricados:

Chequeados los estatutos, tenemos que pasar a los libros sociales. Debemos revisar los tres o cuatro libros en original, consistentes en los libros de Actas de Directorio, de Asambleas, el Registro de Asistencia y Depósito de Acciones, y el Registro de Acciones Nominativas. Oportunamente se deberán enviar al escribano todos los libros, aunque estuvieren aún en blanco, para que confirme que el directorio vigente es efectivamente el de la constitución (puede pasar que se designó directorio en la constitución por tres ejercicios, suponer que es el vigente porque recién estamos en el segundo año, y al revisar los libros nos encontramos con que se formalizó una asamblea ordinaria que aprobó el balance y volvió a nombrar el mismo directorio, por lo que si bien es el mismo, la designación de autoridades es la de la asamblea y no la que surge de la constitución, y con motivo del desconocimiento jurídico del cliente, y su reticencia a entregar documentación al notario, los hace equivocar innecesariamente en la redacción de la personería; por lo que el notario debería ver los libros originales y constatar que están efectivamente en blanco. He visto, en varias oportunidades, escrituras con una fecha, en la que mencionan que la designación de autoridades a esa fecha es la que surge de la constitución social, o de una asamblea de, por ejemplo, dos años anteriores; y un año después, con el mismo u otro escribano, veo otra escritura en que la designación de autoridades menciona una asamblea unánime de fecha cercana pero de algunos meses antes a esa escritura anterior. En ese caso deberíamos suponer: que el notario se equivocó o que la asamblea “unánime” de marras (que no necesita publicaciones de convocatoria que les da fecha cierta) se transcribió al libro con posterioridad, pero con una fecha “antedatada”. Esta posibilidad aunque se discutiera judicialmente, contrapone, por un lado, la aseveración de fechas de una escritura pública (que da fecha cierta y hace plena fe pública) y, por el otro, la mención de fechas de un acta de asamblea transcripta en un libro comercial rubricado, por lo que no hay duda sobre a quién se debe creer. Para evitar que pretendan luego argumentar un supuesto “error” del notario autorizante, es conveniente mencionar en cada escritura, en la parte de personería, cuál es la última acta labrada al momento de otorgar la misma.

Pasamos ahora a la verificación de la existencia, firma, y correcta redacción de las actas sociales: Lo primero que revisamos son los datos de la rúbrica, número del libro y la sede que figura en dicha rúbrica, que sería la inscripta al momento de solicitarse la misma a la IGJ.

Luego verificamos el Libro de REGISTRO DE ASISTENCIA Y DEPOSITO DE ACCIONES. Este libro suele ser muy menospreciado, o infravalorado, tanto por los que administran la sociedad y confeccionan las actas, como por los profesionales que tienen que controlarlo, tanto contadores, como escribanos, inclusive referencistas. En mi experiencia, las actas de directorio y asambleas las redacta el contador de la empresa, pero los asientos del libro de asistencia lo dejan en manos de empleados de cada empresa, por lo que muchas veces dichos asientos directamente no existen o no están firmados, o no coinciden los accionistas o las cantidades de acciones (porque simplemente se copiaron del registro de asistencia de la asamblea del año anterior, sin tener en cuenta, por ejemplo, la venta de acciones, el fallecimiento de un accionista, o la ampliación del capital aprobado en la asamblea anterior).- En realidad, es muy importante este libro y sus asientos, ya que son complementarios del acta de asamblea, sin los cuales muchas veces pueden hacer caer la validez jurídica de la asamblea que complementan. Por lo expuesto, si no está el registro de asistencia completamente firmado por todos los accionistas o sus representantes, cualquiera podría argumentar que la asamblea no sesionó en el carácter de “unánime”, y por lo tanto no podría haber sesionado, ya que deberían haberse realizado previamente las publicaciones de convocatoria a dicha asamblea. Mi sugerencia para los estudios de títulos que hacen los referencistas, es que es de buena práctica notarial y hace a la seguridad jurídica de los actos asamblearios, que a cabeza de escritura se agregue no solo fotocopia autenticada del acta de asamblea, sino también de la foja de rúbrica, y especialmente del asiento del registro de asistencia, y de la rúbrica de dicho libro.

Los requisitos que tenemos que verificar en el referido registro de asistencia, son: la mención de la fecha, (tiene que coincidir con la de la asamblea), el detalle correspondiente a cada accionista (consistente en el número correlativo de orden, la fecha del depósito de acciones o aviso de futura asistencia, que si no es unánime debe tener fecha de tres días antes de la asamblea, y si es unánime puede tener fecha del mismo día), el nombre, DNI, y domicilio del accionista, si es persona física, y la denominación, inscripción registral, y sede, si es una persona jurídica; el nombre, DNI, y domicilio del representante (apoderado por escritura o carta poder, o representante orgánico o representante inscripto de la sociedad extranjera debidamente inscripta como sucursal (art. 118 LS) o al solo efecto de participar en sociedades argentinas (art. 123 LS). Aquí es cotidiano encontrar que solamente figura el nombre de cada accionista, sin ningún otro dato, e inclusive con su nombre incompleto o erróneo. Luego siguen la cantidad de acciones (puede ser también con el número de los títulos accionarios), capital que representan, y cantidad de votos. Aquí suele incurrirse en error, ya que con los cambios de moneda que tuvimos en las últimas décadas, (y si fueran acciones de voto simple o plural), los montos de cada columna varían y se consignan mal. Muchas veces nos encontramos que la adaptación al cambio del signo monetario fue acompañado también en forma equivocada, con el mismo cambio en la cantidad de acciones y votos.- (Por ejemplo, si el último capital inscripto según el artículo pertinente del estatuto social, fuera de Australes 1.000.000 dividido en 1.000.000 de acciones ordinarias al portador de Austral 1.- valor nominal cada una, y de 5 votos por acción, dicho capital es hoy equivalente a $100, por lo que el capital depositado para una asamblea unánime sería: capital $100, cantidad de acciones 1.000.000, y cantidad de votos 5.000.000; pero consignaron por error: capital $100, 100 acciones, 500 votos).- Esto debe corregirse antes del otorgamiento de la escritura y transcripción o anexión de la asamblea y su registro de asistencia. Luego del detalle de cada accionista, a la derecha tiene que figurar en forma indispensable la firma del respectivo accionista o su representante. Luego viene el cierre (deben ser dos si la asamblea no es unánime), firmado por el Presidente con fecha de tres días anteriores a la asamblea, en el que menciona el depósito o aviso de futura asistencia (porque son acciones nominativas no endosables y no es necesario el depósito que está previsto legalmente solo para las acciones al portador), y luego el segundo cierre del día de la asamblea, a la hora en que empieza a sesionar, con la mención del registro de la asistencia real de los accionistas o de sus representantes. En ambos casos se menciona el monto del capital, cantidad de acciones, y cantidad de votos, lo que acredita que la asamblea es unánime, o que tiene quórum legal y estatutario suficiente para sesionar como asamblea ordinaria o extraordinaria, en primera o en segunda convocatoria, según corresponda. En el segundo cierre firma el Presidente; muchas veces está también firmado por los dos accionistas que más tarde en el transcurso de la asamblea son designados para firmar el acta, y por el Síndico si la sociedad lo tuviera, pero la falta de firmas en el cierre de estos tres últimos no quita la validez del mismo. Habrá que tener cuidado de que en este cierre firme el Presidente vigente a dicho momento (que es “antes” de que se empiece a sesionar la asamblea, y que es posiblemente el anterior Presidente designado y que presentó su renuncia a disposición de la asamblea), y no el nuevo Presidente que va a ser designado momentos después, durante el acto asambleario. Es importante aclarar que si la asamblea es “unánime”, puede hacerse perfectamente un solo cierre de “depósito de acciones y de registro de asistencia”, con fecha de la asamblea y con la hora del comienzo de la misma.

Luego pasamos a la ASAMBLEA de accionistas que designó el actual directorio. Chequeamos la fecha, dirección de la sede, quién Preside, y si la asamblea es unánime. Si no lo es, tenemos que verificar la existencia de acta de directorio de convocatoria, los puntos del orden del día de dicha convocatoria, el quórum legal y estatutario suficiente y mayorías para sesionar del directorio, la firma de todos los presentes y la publicación (conforme a ley y estatutos) de la convocatoria (normalmente entre los 10 y 30 días de la primera y última publicación con relación a la fecha de la asamblea). Luego verificamos en la asamblea el punto del orden del día de la designación de accionistas para firmar el acta conjuntamente con el Presidente, y chequeamos que esas firmas estén efectivamente el pie de la asamblea. Más tarde verificamos si hay algún Director o Síndico mencionado en la asamblea que está presente o que manifiesta algo (tienen derecho y obligación de asistir a las asambleas), porque muchas veces firman también el acta de asamblea, y ello nos puede hacer confundir, haciéndonos creer que esas son las firmas de los dos accionistas designados para firmar, en cuyo caso faltarían las mismas lo que invalida el acta; pero si los dos accionistas efectivamente firmaron, pero las que faltan son las firmas de los directores o Síndicos que se menciona en la asamblea, ello no quita validez a la misma.-

A continuación, pasamos al desarrollo de los puntos del Orden del Día de la asamblea. Nos interesa en esta etapa ver la designación del directorio, donde verificamos como práctica cotidiana que no se consignan todos los datos que la IGJ exige para poder inscribir el nombramiento de directorio, conforme al artículo 60 de la Ley de Sociedades. La Inspección pide que figure expresamente el directorio que cesa (Nombres y apellido completos y cargo de cada uno), y la designación del nuevo directorio (Nombres y apellido completos, el cargo, los siete datos personales completos como en una constitución, el domicilio real y especial, y que surja expresamente que aceptaron los cargos). Todo ello puede estar en la misma asamblea, o ser complementado por un acta de directorio de la que surja la distribución de los cargos entre los directores titulares designados en la asamblea, el domicilio especial que constituye cada uno, y la aceptación de los cargos. Si se encuentran presentes en la asamblea y aceptan los cargos, deberían firmar el acta de asamblea en prueba de su aceptación. Si no, deberían estar firmando el acta de directorio. Ahora bien, si no se estaría formalizando una escritura que deberá presentarse a inscribir al Registro Público como artículo 60 LS, y no contamos con el cumplimiento de todos estos requerimientos, tenemos que verificar que de la asamblea (y eventualmente del directorio posterior), figuren la designación del directorio y la distribución de los cargos. No podemos «exigir» la aceptación, o la firma de todos los directores, la denuncia de los datos personales o la aceptación de los cargos habiendo firmado en prueba de ello. La aceptación del Presidente la tenemos en su actuación posterior, al firmar actas de directorio posteriores a su designación, o simplemente porque es el que firma la escritura en representación de la sociedad anónima. La aceptación de los restantes directores titulares puede surgir de las actas posteriores, y del acta especial para el otorgamiento de la escritura.

Todo lo que mencioné es con lo que nos encontramos cotidianamente, y los requerimientos mínimos que se debe tener para la revisión notarial de la personería, pero si tuviéramos que redactar previamente las actas sociales que luego se se va a agregar en fotocopia o transcribir en la escritura, sería conveniente el comenzar una actividad “docente” con nuestros clientes. Para esto es muy recomendable leer todas las indicaciones que surgen de las actuales «Normas de IGJ», y especialmente en el capítulo con las «Instrucciones» que dio la IGJ a sus inspectores, para cuando concurren en representación del organismo a verificar la realización de un acto asambleario por pedido formal que se le hizo a la IGJ.-

II. ASESORAMIENTOS PARA LA REDACCION DE LAS ACTAS. SUGERENCIAS:

 En el acta de directorio, hay que consignar la fecha, el lugar, que es la jurisdicción de su domicilio, el lugar físico de la reunión, si es la sede social o no, la mención no solo de la sede sino la dirección física de la misma, calle, número, piso, unidad, la mención expresa que la reunión de directorio tiene quórum “legal y estatutario” para sesionar (mencionando expresamente que se encuentran presentes, por ejemplo, tres de cinco directores titulares), mencionar los directores presentes con el cargo y nombres y apellido completo, quienes firman todos el pie con la aclaración de su firma, los temas tratados y la aprobación por unanimidad, o por mayoría de los presentes, mencionando expresamente al director que votó en contra o se abstuvo. Aquí hay que tener en cuenta que el estatuto puede mencionar un quorum de la “mayoría absoluta” o de la “mitad más uno” de sus integrantes (esas son las dos formas de redacción), pero en mis años de preguntar a profesores y colegas sobre si consideran que hay diferencias entre las dos redacciones, muy pocos fueron tan puntillosos como para aclarar que, por ejemplo, en un estatuto que menciona directorio de uno a cinco titulares, y se designaron cinco, la mayoría absoluta de cinco son tres, y la mitad mas uno de cinco deberían ser cuatro. Personalmente yo considero que deben tomarse como sinónimas las dos formas de redactar, y calculo el quórum de cinco en ambos casos con la presencia de tres directores. Nótese que si hubieran sido designados tres titulares, con la interpretación puntillosa, la mayoría absoluta son dos, y la mitad mas uno serían tres, que en este caso es igual a la unanimidad, por lo que no me parece que la interpretación correcta sea la «puntillosa». En el desarrollo de los temas a tratar por el directorio, la mención de la aprobación por unanimidad de lo propuesto, y si fuera un acto notarial, la autorización expresa al Presidente para otorgar dicho acto, mencionando las características específicas de lo autorizado, o eventualmente delegando en el Presidente la determinación de las mismas (p. ej. las facultades específicas del poder a otorgar, o las cláusulas del contrato autorizado, como ser la compra o venta de un inmueble, por el precio, forma de pago y demás condiciones que libremente pacte el Presidente). Si la decisión del directorio fuera realizar la convocatoria a una asamblea que va a ser unánime, la mención expresa de que se resuelve no publicar la convocatoria por haber manifestado los accionistas que sesionarían en carácter de asamblea “unánime” conforme al artículo 237 de la ley 19.550 (que significa sesionar con el 100% del capital y también obligatoriamente, en principio, el de tomar todas la decisiones por unanimidad). Antes de la vigencia del actual Código Civil y Comercial, alguna vez tuve que rechazar el otorgamiento de algún acto notarial que debía luego presentarse a inscribir a IGJ, porque no se publicó la convocatoria, sesionaron la asamblea con capital unánime (100% presente), pero en las decisiones, en uno cualquiera de los puntos del orden del día (como por ejemplo la aprobación del balance) uno de los accionistas, aunque tenía solo el 1% del capital, no aprobó el mismo, y eso hizo que “no toda la asamblea sesionara en el carácter de ‘unánime’ que establece dicho artículo 237 LS”, y al no cumplirse con dicho requisito, obligaba por lo tanto a tener que realizarse la publicación de la convocatoria. En un caso extremo que leí en un expediente de IGJ, el Presidente de la sociedad, abogado experto en temas societarios, por una cuestión tanto legal como de honestidad intelectual, siendo también accionista (sin importar si era mayoritario o minoritario) mencionó, en el punto del orden del día de la aprobación de la gestión del Directorio que él presidía, que se abstenía de votar como accionista a fin de que el resto de los accionistas, no directores, aprobaran su gestión. En el trámite de inscripción de la designación del dicho directorio, la IGJ argumentó que al haberse “abstenido de votar”, no se cumplía el requisito legal del artículo 237 LS, porque el capital era unánime, pero uno de los puntos del orden del día no había sido aprobado por unanimidad. El Presidente, reitero, abogado, tuvo que tramitar un largo expediente administrativo primero y judicial después, pero más allá de la anécdota, y sin importar el resultado en el caso concreto, sirve la experiencia para sugerir que se verifique que en la redacción de todos los puntos, haya aprobaciones por unanimidad, para quedarnos tranquilos de no tener las publicaciones de la convocatoria. Sin embargo, con el nuevo Código y la reforma de la Ley 19.550, hoy LGS Ley General de Sociedades, se solucionó el tema debiéndose consignar en la asamblea, que «conforme al artículo 158 del Código Civil y Comercial de la Nación, se deja constancia que concurren todos los miembros que deben participar en esta asamblea, que se lee el temario a tratar, y que el mismo es aprobado por unanimidad, a saber: …».- De esta manera, si en algún punto del Orden del Día, no se aprueba el mismo por unanimidad sino por mayoría legal y estatutaria, no habría posibilidad de impugnación por no haberse publicado la convocatoria.-

 En la redacción de las asambleas, normalmente unánimes, hay que recordar que el tipo de asamblea, ordinaria o extraordinaria, lo determina la Ley de Sociedades, según los temas a tratar y no la “habitualidad anual” de su tratamiento, eso sin perjuicio de que si tenemos una asamblea “unánime”, no importa realmente cómo la titulemos, ya que al ser unánime, no se podría impugnar por el error en el título. Es asamblea ordinaria la que trata la aprobación del balance anual, el pago de los dividendos, la aprobación de la gestión del directorio, el pago de sus honorarios, el cese y designación del directorio, y (siempre que se haya previsto en el estatuto) los aumentos de capital dentro del quíntuplo. Por tal motivo, puede haber varias asambleas ordinarias en un mismo año, una, aprobando el balance, otra, únicamente designando nuevamente o cambiando el directorio, y otra, aumentando el capital dentro del quíntuplo. Es asamblea extraordinaria cuando se aumenta el capital más allá del quíntuplo, y cuando se reforma alguno de los artículos del estatuto social, como ser el cambio de la denominación social, el cambio de la sede social cuando estaba mencionada expresamente dentro del artículo pertinente del estatuto; el prorrogar el plazo o la reactivación de la sociedad, si había vencido el plazo; el modificar, ampliar o reducir el objeto, la reforma del capital, sea por aumento, reducción, o por cambio del valor nominal de las acciones por cambio de signo monetario; el cambio en la administración como ser el número mínimo y máximo de directores, el plazo de su designación, que puede ser de uno, dos o hasta tres ejercicios; la posibilidad u obligación de designación de directores suplentes, en igual, menor o mayor número que los titulares por prescindencia de la sindicatura, y la modificación del monto y forma de la garantía de los directores titulares, la forma de la representación y uso de la firma social, a cargo del Presidente, o del Vicepresidente en caso de ausencia o impedimento del primero, o a cargo del Presidente y del Vicepresidente en forma indistinta, etc., la fiscalización a cargo de Sindicatura o la prescindencia de la misma, el cambio de la fecha de cierre del ejercicio, entre otros.

Cuando el Presidente menciona que la asamblea es “unánime”, o que se cuenta con el quórum legal y estatutario para sesionar, se puede empezar a tratar los puntos del orden del día pertinentes. Pero para ello, lo primero que tenemos que considerar es ¿qué capital debemos tomar para que la asamblea sea unánime? La primera respuesta lógica es evidentemente: “Debemos tomar el total del capital social actualmente inscripto”; pero en algunos casos puede no serlo. Muchas veces se formaliza una asamblea extraordinaria que aumenta el capital social y reforma el artículo pertinente del estatuto, pero dicha asamblea data de algún tiempo, y aún no se resolvió protocolizarla, publicarla, e inscribirla en el Registro de Comercio, hoy Registro Público, o si se resolvió hacerlo, se inició el trámite pero está “observado” con “vista” de la IGJ, y por lo tanto no está aún inscripto. En dicho caso, ¿deberíamos tomar el capital nuevo, que hasta puede estar totalmente suscripto, integrado, emitido, pero no inscripto? Si el aumento de capital fue por capitalización de la cuenta “ajuste de capital”, o por capitalización de dividendos, o por aportes irrevocables de efectivo para futuros aumentos de capital que realizaron todos los accionistas en proporción a sus tenencias, entonces, en la práctica de este caso dará lo mismo tomar el capital anterior inscripto, o el nuevo capital pendiente de inscripción, ya que en ambas posibilidades, los accionistas son los mismos y tienen las mismas proporciones entre ellos. Pero, si dos accionistas aprobaran por asamblea un gran aumento de capital, renunciando expresamente al derecho de preferencia, y permitiendo que un tercero se incorporara a la sociedad, suscribiendo la totalidad del aumento, e integrándolo totalmente en dinero efectivo quedando en el nuevo capital con una proporción, por ejemplo, del 90%, y los dos restantes accionistas originales quedaron con el 5% cada uno; en dicho caso, al momento inmediato siguiente a dicha asamblea, –si tomamos el capital inscripto–, el nuevo accionista “no lo sería”, y no podría asistir ni votar designándose a él mismo como nuevo Presidente, por lo que me pregunto: ¿no se debería tomar como asamblea unánime el capital nuevo aunque no estuviera inscripto, permitiendo al nuevo accionista mayoritario asistir y votarse como nuevo Presidente, o decidiendo con su porcentaje cualquier reforma de estatuto que decidiera con su mayoría del 90%? Es evidente que en este supuesto no podría impedírsele asistir y votar, argumentando arbitrariamente que “como el aumento de capital no está inscripto, no puede ejercer sus derechos hasta la inscripción registral”. La decisión aprobada por la asamblea, no inscripta, tiene plena validez entre dichos accionistas y la sociedad, como si estuviera inscripta, por lo que a mi entender, a dicho nuevo accionista que suscribió e integró las acciones habría que entregarle alguna constancia de que es efectivamente accionista, y que serían las referidas acciones que suscribió e integró totalmente, representadas en un “certificado provisorio nominativo no endosable” (que la Ley de Sociedades previó solamente para las acciones suscriptas pero no integradas totalmente). Dicho certificado provisorio, será canjeado por el título definitivo cuando la reforma de capital esté inscripta, pero mientras tanto, lo que tiene lo acredita como accionista, puede asistir y votar en la siguiente asamblea, y por lo tanto, como resultado de lo expuesto, es que dicha asamblea se debe considerar como “unánime”, si se toma como capital el aumentado, aunque no estuviere aún inscripto.

Pasamos ahora a ver el tratamiento de los distintos puntos del orden del día de la asamblea cuya redacción nos encargan. Sugiero que primero se trate la designación de accionistas para firmar el acta conjuntamente con el Presidente, a fin de que los mismos estén atentos a lo que efectivamente se resuelva en cada punto del orden del día, ya que terminan siendo los responsables de que la redacción del acta (que se hace transcribir al libro legalmente dentro de los cinco días siguientes al acto), sea un resumen de lo realmente acontecido y de lo aprobado por unanimidad por todos los accionistas no firmantes, y que estuvieron presentes en el acto asambleario. En el desarrollo de los restantes puntos del orden del día, se trata lo que cotidianamente se asesora que se debe reformar del estatuto, por ser de necesidad de la sociedad, o por los requerimientos actuales de la IGJ. Las «Normas» de este organismo, establecen en principio las siguientes obligaciones, respecto a:

– AUMENTOS DE CAPITAL obligatorios:

Las S.A. deben formalizar a más tardar durante el año, una reunión de socios o asamblea “unánime”, (con convocatoria previa y si no es unánime, con quórum y mayorías legales y estatutarias suficientes), en el que se capitalicen los aportes irrevocables para futuros aumentos de capital, realizados por los accionistas o por terceros, aumentando el capital y reformando el estatuto social. De lo contrario, deben pasar a contabilizarse en el pasivo, pero no se pueden reintegrar los importes a los aportantes sin previa publicación para la oposición de terceros como si fuera una reducción de capital. En caso de no haber capitalizado los aportes irrevocables dentro del plazo máximo, y tampoco haber contabilizado con posterioridad los mismos en el pasivo, debería formalizarse un acta de directorio al respecto, citando a una asamblea general extraordinaria de accionistas, la que debería resolver al respecto, y aprobando y resolviendo ahora la capitalización de los importes, (ya que la normativa legal y de la IGJ permiten capitalizar no solo aportes irrevocables que están en el patrimonio neto, sino también los créditos contra la sociedad que están como deudas en el pasivo, y eso sería justamente ahora el importe ingresado originalmente como aporte irrevocable pero que no se había capitalizado en tiempo y forma) . Los aportes irrevocables deberían realizarse mediante la confección de un convenio entre el aportante y la sociedad, con firmas certificadas, y con los numerosos requisitos que la IGJ estableció en dichas “Normas”. Aclaro que en la práctica de los últimos años en los trámites de inscripción registral de aumentos de capital, la IGJ no ha solicitado que se acompañara al expediente administrativo, copia de dichos convenios de aportes.

En caso de realizarse aumentos “efectivos” de capital (por aporte de dinero o bienes), debe previamente capitalizarse el TOTAL del saldo de la cuenta “AJUSTE DE CAPITAL” o similares, y distribuirse entre los accionistas en proporción a sus tenencias, y recién luego podrán capitalizarse los aportes “efectivos”. Esto es particularmente importante desde que se permitió nuevamente el «ajuste por inflación».-

La IGJ no acepta en el balance la existencia de la cuenta “RESULTADOS ACUMULADOS positivos”, teniendo la sociedad tres opciones que pueden adoptarse en forma parcial o total: a) Distribuir los dividendos. b) Capitalizarlos mediante aumento de capital y reforma del estatuto. c) Pasarlos a una “reserva facultativa”. En caso de capitalizarse total o parcialmente, debe también previamente capitalizarse el total de la cuenta “ajuste de capital”.

– SEDE SOCIAL:

Hay que verificar que la SEDE SOCIAL actual de la sociedad, se encuentre debidamente INSCRIPTA como tal ante el Registro Público a cargo de la Inspección General de Justicia (muchas veces las S.A. cambian la sede simplemente por acta de directorio, la comunican a la AFIP si implica también el cambio del domicilio fiscal, pero no la inscriben en el citado Registro Público, por lo que ante la IGJ y terceros, la sede social como domicilio legal seguiría siendo la anterior, y las notificaciones enviadas a dicho domicilio serían válidas, aunque la sociedad de hecho no los reciba por haberse mudado).

– Inscripción del actual DIRECTORIO:

Cualquier trámite de inscripción registral que se solicite (aumento de capital, reforma del estatuto, cambio de sede, etc.) deberá contar con la simultánea INSCRIPCIÓN del actual Directorio de la S.A. (art. 60, ley 19.550).

– Respecto a si aparecen en el registro de asistencia como ACCIONISTAS SOCIEDADES EXTRANJERAS:

Si la S.A. tiene como accionista (sea mayoritario o minoritario), una SOCIEDAD EXTRANJERA, la misma debe estar debidamente INSCRIPTA en el Registro Público conforme al artículo 123 Ley 19.550 (al solo efecto de participar en sociedades argentinas), y también debe estar al día en las PRESENTACIONES ANUALES a la IGJ, acreditando no ser una sociedad off shore, y que tiene efectivamente actividad en su casa matriz, y activos no corrientes de valor mayor al de las inversiones en la Argentina. Si no estuviera inscripta, o no se estuviera presentando anualmente dicha documentación al departamento contable, la IGJ podría considerar como “irregulares e ineficaces a los efectos administrativos”, la asamblea de accionistas de la S.A. argentina en que hubiera participado y votado la sociedad extranjera, y podría inclusive aplicar MULTAS a los Directores de la SA argentina por permitir dicha situación.

– PLURALIDAD “sustancial” de SOCIOS:

La IGJ no acepta sociedades en que uno de los socios detente el 99% del capital, por considerar que no cumple con el requisito de “pluralidad sustancial” de socios. Los porcentajes aceptados varían según el monto del capital y patrimonio neto. Por ejemplo: En las constituciones se sugiere un 90% y 10%, pero en reformas con aumento de capital, en el que el capital y patrimonio sea muy grande, la IGJ acepta 95% y 5%, y aún porcentajes menores, de acuerdo a las circunstancias del caso y lo que se argumente dentro de la “precalificación profesional” en el trámite de inscripción, especialmente si el porcentaje minoritario asciende por VPP (valor patrimonial proporcional), a muchos miles de pesos.

– POLIZA de seguro de caución de los administradores:

 Con relación a la obligación de los Administradores (Directores titulares de la S.A.), de tener que responder personalmente por su actuación ante la misma sociedad y terceros, en la práctica los mismos deben contratar un “SEGURO DE CAUCIÓN” de responsabilidad civil y renovarlo anualmente. El monto de la garantía tiene un mínimo que establecen las resoluciones de IGJ para los Directores de la S.A. Se debe contar con dicha póliza aunque aún no haya reformado el artículo pertinente del estatuto social. Cuando se modifique el estatuto por otro motivo, se debería adecuar también la redacción de dicha cláusula estatutaria.-

– Necesidad de INFORMES previos de INHIBICIONES expedidos por el Registro de la Propiedad Inmueble:

 Para la inscripción de disolución, nombramiento de Liquidador, aprobación del Balance de Liquidación y del proyecto de distribución, y simultánea CANCELACIÓN de la sociedad en el Registro Público, se debe contar ahora con un previo informe de inhibiciones a nombre de la sociedad, expedido por el Registro de la Propiedad Inmueble de Capital Federal.-

– Procedimiento societario en caso de tener PATRIMONIO NETO NEGATIVO y pérdida total del capital social

Salvo alguna disposición transitoria específica dictada por alguna ley de emergencia económica, lamentablemente recurrente en nuestro país, si se aprobara un balance general con patrimonio neto negativo, y por lo tanto con la pérdida total del capital social, en cumplimiento de lo establecido por el artículo 94 de la ley 19.550, la sociedad debería entrar en DISOLUCIÓN por pérdida del capital social, pero conforme lo permitido por la Ley de Sociedades y las “Normas de la IGJ”, se podría evitar dicha disolución, para lo cual se debería formalizar una acta de asamblea extraordinaria en la que se resuelva “revertir” la pérdida del capital social mediante el “reintegro” total del mismo, debiendo los accionistas ingresar los montos en dinero efectivo necesarios para que la sociedad vuelva a tener patrimonio neto positivo, en proporción a su participación social. En este caso puntual, por no haber en definitiva variación en el monto del capital estatutario inscripto, no es necesario reformar ni inscribir reforma de estatuto en la IGJ. Si en cambio se resolviera reintegrar “parcialmente” el capital social, implicaría una reforma de estatuto por reducción del capital, y si se resolviera ingresar mayores importes con destino a capital, implicaría una reforma de estatuto por aumento de capital, siendo necesario para estos dos últimos casos, el consiguiente trámite de inscripción registral ante la IGJ.-

– MODIFICACIONES O REFORMAS que nos encargan ahora realizar:

Luego de todo dicho asesoramiento previo, nuestro cliente, la S.A., nos encarga el trámite concreto a realizar:

1) Si nos solicitan que solo se cambie la SEDE social y/o inscribir el actual DIRECTORIO, tienen que tener en cuenta los siguientes puntos:
a) Verificar si el cambio de sede no implica necesariamente la reforma del estatuto o contrato social (para lo cual hay que verificar previamente que la sede con calle número, piso y unidad, no esté mencionada expresamente dentro del artículo primero del estatuto), en cuyo caso por no ser necesaria la reforma del estatuto, solo se necesita formalizar un acta de directorio que cambie la sede, sin necesidad de formalizar acta de asamblea de accionistas de la S.A.
b) Verificar también si el actual directorio que resuelve el cambio de sede está ya inscripto en el Registro Público, ya que en caso contrario hay que inscribir el cambio de sede simultáneamente con la inscripción del actual directorio.

c) Para inscribir el actual directorio, de la documentación debe surgir que todos los directores titulares y suplentes aceptaron los cargos, y hay que acompañar la constancia de Póliza de Seguro de Caución de todos los directores titulares por el monto que corresponda.-

2) Si nos solicitan que redactemos un AUMENTO DE CAPITAL, deberá tenerlo contabilizado el mismo en los libros contables rubricados, ya que para presentarlo a inscribir en la IGJ, el Contador deberá confeccionar la siguiente documentación contable:
1. Certificado de contador, formulario que figura en el anexo pertinente de la R.G. 7/15. Nota importante: En el rubro aportes irrevocables, es necesario aclarar que los importes fueron ingresados en «dinero efectivo», ya que aunque el formato del formulario no consigna ese ítem, los Inspectores Contables de la IGJ suelen pedir en Vista que se aclare la modalidad del aporte irrevocable. También es muy conveniente revisar para confeccionar dicho certificado, el Estado de Evolución del Patrimonio Neto (ya que algunas veces lo solicitan por Vista los Inspectores Contables). Tener en cuenta que dicho certificado tiene que ser firmado tanto por el Representante de la sociedad, como por el Contador certificante.
2. Dictamen de precalificación de contador (modelo de informe especial creado por el Consejo Profesional). Nota importante: Si los dos documentos son firmados por el mismo profesional contable, uno solo de ellos, el que el contador prefiera, debe estar legalizado en el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad de Buenos Aires. No hace falta dictaminar para una reforma de estatutos, que la sociedad está al día en el pago de las tasas anuales, ni en la presentación de los balances anuales a la IGJ.

Luego de todo este asesoramiento, y con las instrucciones que nos dieron, desarrollamos los puntos del Orden del Día, los que la mayoría de los casos son: 1) Designación de dos accionistas para firmar el acta. 2) Cambio de sede sin reforma. 3) Aumento de Capital. 4) Aumento de Garantía de los Directores. 5) Prescindencia de la Sindicatura. 6) Reforma de los artículos XX del estatuto / Reforma integral del estatuto y texto ordenado. 7) Designación de Directorio y distribución de cargos.

Puntos y redacciones a tener en cuenta, para los posteriores dictámenes de precalificación (notarial y/o contable):

– En cambio de sede: De la asamblea y escritura surge la siguiente: “Declaración Jurada: Conforme lo dispuesto por la Resolución General IGJ 12/04, y 7/15, y no existiendo órgano de fiscalización, el Presidente en forma individual manifiesta, en carácter de declaración jurada, que el efectivo funcionamiento de la dirección y administración de los negocios sociales se verifica en la sede social cuyo cambio se resuelve y se solicita inscribir.”. El precalificante deja constancia que no ha verificado lo expuesto.

– En designación de directorio: De la asamblea surge que aceptaron los cargos, los datos personales, y el domicilio real y especial. Se ADJUNTA PÓLIZA DE SEGURO de caución __ del Presidente / __ de los directores titulares.

– En cambio de denominación: Se establece el nexo de continuidad mencionando la anterior denominación y la nueva en el artículo primero del estatuto social. Se acompaña reserva de la nueva denominación.

– En caso de vencimiento del plazo, y resolverse la reactivación o reconducción de la sociedad, hay que consignar para conocimiento de los terceros, el plazo original, la fecha de vencimiento, la fecha de la decisión de la reconducción, y el nuevo plazo contado a partir de la inscripción de la reconducción; ya que el art. 99 de la ley de sociedades establece una responsabilidad mayor para los directores en el plazo intermedio.-

– En cambio o nueva redacción del objeto: El objeto es preciso, determinado y único (res. gral. IGJ 5/2020).- .

– En aumento de capital: Para facilitar el futuro desenvolvimiento de la empresa, sería necesario AUMENTAR el capital social en la suma total de $__, de $__ a la suma de $__, en la forma y condiciones que establece la Resolución General IGJ 7/15 y sus complementarias, mediante la capitalización de los siguientes rubros: a) La suma de $__. por la capitalización del total del saldo de la cuenta “ajuste de capital” del patrimonio neto existente al __/__/__, fecha de cierre del ejercicio, conforme al balance general aprobado por asamblea ordinaria unánime del __, y la emisión de acciones liberadas de las mismas características de las existentes en circulación, que se distribuyen entre la totalidad de los accionistas en proporción a sus tenencias. b) La suma de $__. por la capitalización de “aportes irrevocables” para futuros aumentos de capital realizados hasta la fecha en dinero efectivo por los accionistas en proporción a sus tenencias __ por los terceros: __. __ Los accionistas no aportantes, señores __, dejan constancia que renuncian expresamente al derecho de preferencia pertinente. c) La suma de $__. por la capitalización de los aportes de dinero efectivo realizados por los accionistas en proporción a sus tenencias, para redondear el capital social. (NOTA: ver Neto luego de descontar los resultados acumulados negativos referidos). Asimismo propone el canje de las acciones actualmente en circulación por cambio del signo monetario a fin de emitirlas como acciones de $1.- valor nominal cada una. Luego de un intercambio de opiniones se aprueban las mociones por unanimidad, resolviéndose emitir por el canje de las acciones en circulación y por el aumento total del capital aprobado, la cantidad de __ acciones ordinarias, nominativas no endosables, de $1.- valor nominal cada una, y de __un voto por acción, las cuales se encuentran totalmente suscriptas e integradas por los accionistas __en proporción a sus tenencias, renunciando los mismos recíprocamente al derecho de preferencia con relación a las fracciones de acción de $1.- que pudieren corresponderles. De esta manera, el capital social de $__, dividido en __ acciones ordinarias, nominativas no endosables, de $__ y 1/5 votos cada una, queda distribuido de la siguiente forma: __, __ acciones; __, __acciones; __, __acciones; y __, __ acciones. __ Por último se resuelve por unanimidad que el total del saldo de la cuenta “resultados __ no asignados/acumulados” por la suma de $__. se destine __ a su distribución como dividendos __/ a la creación de una “reserva facultativa”, por considerarse razonable y que responde a una prudente administración, teniendo en cuenta las características de nuestra economía y la actividad de nuestra sociedad, conforme lo expresamente permitido por el artículo 70 último párrafo, de la Ley 19.550.-

Por último, luego de que desarrollamos todos estos puntos del orden del día, los que deben aprobarse cada uno por unanimidad de los presentes, y reformamos los artículos pertinentes del estatuto (conforme los modelos de estatuto actuales en las constituciones sociales), redactamos el cierre de la asamblea consignando la hora, y dejando constancia que firman los presentes de conformidad. Aquí hacemos firmar al Presidente del directorio que presidió la asamblea, a los dos accionistas designados para firmar el acta, y todos los directores nuevos designados (aquí puede aparecer un nuevo Presidente), a fin de demostrar la aceptación de sus cargos, todos con aclaración de sus nombres y apellidos y su carácter de accionista y/o el cargo en el directorio que detentan o que aceptan.-

AL FINALIZAR toda la revisión de los estatutos, libros, y actas, realizando los arreglos pertinentes, y redactando y haciendo firmar todas las actas societarias, la S.A. estará en condiciones de presentar toda la documentación en regla al notario que lo solicite, y el cliente seguramente quedará conforme con el nivel de conocimientos societarios y eficiencia del Estudio Contable.-

Escribano Adrián Comas.
www.escribaniacomas.com.ar

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