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NOTA ACLARATORIA:

Al haber recibido una comunicación del Colegio de Escribanos remitida a todos sus matriculados respecto a información errónea o confusiones que se puedan llegar a tener respecto a estas certificaciones, decidimos aclarar estas cuestiones previo a nuestro artículo, sin modificar en absoluto el texto redactado originariamente con la opinión doctrinaria del Esc. Adrián Comas y una posible solución de un tema en particular con el uso de estos certificados de actuación remota. Asimismo, resaltamos en negrita lo que coincidentemente con la postura del Colegio comentábamos al respecto.

El Reglamento de certificaciones remotas aprobado por el Colegio de Escribanos, entre otras cosas, ACLARA:

1) Que dicho certificado notarial se limita a dejar constancia de la realidad percibida por el notario en forma remota mediante el soporte audiovisual.-

2) Que el requirente deberá adjuntar o presentar el documento original, -por él suscripto en forma ológrafa-, al referido certificado, una vez que lo reciba, sin el cual carecerá de valor legal alguno; y que el documento original firmado por el requirente y la copia escaneada del mismo ligada a la certificación, deberán coincidir totalmente, (ya que de no coincidir y/o de no estar agregado el documento original a la certificación en caso de ser ésta en soporte físico, ésta carecerá de eficacia jurídica como documento notarial).-

3) Que el referido certificado NO REEMPLAZA en su eficacia a la «certificación notarial de las firmas», pudiendo tener el valor probatorio que le confiere el art. 314, 1er. párrafo del CCCN.- 

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PROHIBICION DE REALIZAR REUNIONES DURANTE LA PANDEMIA (aún cuando se permita el circular nuevamente). CASO DE LAS ASAMBLEAS DE S.A.- SUS POSIBLES SOLUCIONES SOCIETARIAS Y NOTARIALES.-

  

 Estimados colegas profesionales:

 

 Por medio de este artículo de divulgación profesional, se consideran las prohibiciones legales de circular y de realizar reuniones (societarias), la posibilidad de reuniones «virtuales» que surge de una Resolución reciente de IGJ, y la aún posible formalización de reuniones «presenciales» en el libro de actas rubricado, con solo dos personas, mediante la utilización de cartas poderes certificadas notarialmente por vía remota, con el sistema recientemente aprobado por el Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires.-

 

  CONSIDERANDOS:

 

 1) La Resolución 11/2020 de IGJ, permite durante el Aislamiento obligatorio, la posibilidad de formalizar reuniones societarias, (ej. asamblea de accionistas de una Sociedad Anónima), en forma «virtual», porque legalmente no se permite la reunión de personas.- El procedimiento es mediante el uso de medios informáticos que permitan a los participantes comunicarse simultáneamente entre ellos, en audio y video (videoconferencias).-

 Pero suponiendo que en un futuro próximo se permita la circulación de personas, sabemos que no se permitirán durante muchísimo tiempo las «reuniones» en ámbitos públicos y privados, por lo que tenemos que ir pensando, los asesores profesionales de las empresas, (Contadores, abogados, y escribanos especializados en temas societarios), la necesidad de que las sociedades puedan formalizar «legalmente» reuniones societarias de sus integrantes, cuando fueren más de 3 las personas humanas que deban circular y «reunirse».- (No sería conveniente el documentar un acta de asamblea unánime en la que se estaría «reconociendo» que en una fecha actual, hicieron los firmantes una reunión prohibida, que les podría generar responsabilidad hasta penal…).

 Tengamos en cuenta que la enorme mayoría de las Pymes que asesoramos, son sociedades anónimas con no demasiados integrantes y que formalizan las asambleas de accionistas como «unánimes», en la que no publicamos convocatoria, y lo que en definitiva se resuelve, lo redactamos previamente, lo ponemos a consideración, las hacemos pasar a libros rubricados, y a continuación lo firman los directores y los accionistas de la sociedad.-

 La IGJ estableció en la referida Resolución 11/2020, los requisitos para poder formalizar reuniones societarias virtuales, (suponiendo muchos accionistas con intereses y opiniones diferentes), utilizando medios que les permitan a los participantes comunicarse simultáneamente entre ellos, siempre que se garantice: 1. La libre accesibilidad de todos los participantes a las reuniones; 2. La posibilidad de participar de la reunión a distancia mediante plataformas que permitan la transmisión en simultáneo de audio y video; 3. La participación con voz y voto de todos los miembros y del órgano de fiscalización, en su caso; 4. Que la reunión celebrada de este modo sea grabada en soporte digital; 5. Que el representante conserve una copia en soporte digital de la reunión por el término de 5 años, la que debe estar a disposición de cualquier socio que la solicite; 6. Que la reunión celebrada sea transcripta en el correspondiente libro social, dejándose expresa constancia de las personas que participaron y estar suscriptas por el representante social. 7. Que en la convocatoria y en su comunicación por la vía legal y estatutaria correspondiente, se informe de manera clara y sencilla cuál es el medio de comunicación elegido y cuál es el modo de acceso a los efectos de permitir dicha participación.

 

  2) Recordemos que la Ley General de Sociedades 19.550 permite que en las reuniones societarias puedan participar los socios «POR SI» o «POR REPRESENTACION»: «Actuación por mandatario». ARTICULO 239. – Los accionistas pueden hacerse representar en las asambleas. No pueden ser mandatarios los directores, los síndicos, los integrantes del consejo de vigilancia, los gerentes y demás empleados de la sociedad.- Es suficiente el otorgamiento del mandato en instrumento privado, con la firma certificada en forma judicial, notarial o bancaria, salvo disposición en contrario del estatuto.-

 

  3) En la práctica, se ha recurrido casi siempre al otorgamiento de una «carta poder» en instrumento privado con firmas certificadas notarialmente; pero eso implica que el accionista se trasladara hasta la notaría a fin de firmar ante el notario el instrumento privado y también el libro de requerimiento de certificaciones de firmas.-

 

  4) El Decreto de Necesidad y Urgencia DNU 260/2020 y disposiciones concordantes, establecen que todas las personas deberán permanecer en sus domicilios habituales desde el día 20 de marzo de 2020. Hasta el 26 de abril inclusive, deberán abstenerse de concurrir a sus lugares de trabajo y no podrán circular por rutas, vías y espacios públicos. Solo podrán realizar desplazamientos mínimos e indispensables para aprovisionarse de artículos de limpieza, medicamentos y alimentos. Durante la vigencia del aislamiento no podrán realizarse eventos culturales, recreativos, deportivos, religiosos ni de ninguna otra índole que impliquen la concurrencia de personas. También se suspende la apertura de locales, centros comerciales, establecimientos mayoristas y minoristas, y cualquier otro lugar que requiera la presencia de personas.

 

  5) La Disposición Administrativa 467/2020, (Jefe de Gabinete), en virtud del Decreto N° 297/20, y receptando lo que se estableció en la mayoría de los países del notariado latino como el nuestro, incorporó como servicio esencial a la actividad notarial pero LIMITADA exclusivamente a posibilitar el cumplimiento de las actividades y servicios que da cuenta la precitada normativa u otra que pudiera en el futuro ampliar el listado de actividades y servicios esenciales, debiéndose otorgar los actos notariales del caso sólo con la intervención de las personas indispensables para ello, evitando todo tipo de reuniones.

 

  6) El Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires, teniendo en cuenta esa limitación de trasladarse y de reuniones, aprobó el Reglamento para la confección notarial de «Certificados de Actuación Remota», que tiene su origen en la necesidad de atender las demandas de la sociedad, en tiempos de aislamiento social obligatorio, teniendo en cuenta las limitaciones en cuanto a la eficacia de este tipo de certificados, que solo contienen declaraciones del notario tendientes a afirmar, de manera sintética, la existencia de documentos, personas, hechos, cosas o situaciones jurídicas percibidos sensorialmente por el escribano, tal como lo contempla nuestra legislación local.

 

 Esta herramienta permite a los colegas autorizar certificados notariales, requeridos por vía remota, mediante tecnologías que faciliten reproducir el hecho autenticado e instrumentarlo en fojas extraprotocolares, en soporte físico y digital.

 

 

 SOLUCION ASAMBLEARIA POSIBLE:

 

 A fin de no tener que recurrir a una formalización de una reunión virtual de la totalidad de los accionistas de una S.A. con el algo complicado sistema de videoconferencias con la «conexión simultánea desde el principio al fin de todos los participantes» (complicado para muchos accionistas personas humanas adultos que no manejan fácilmente los medios informáticos, las computadoras, los programas tipo diskord, zoom, etc.), existe una solución práctica que propongo para los Estudios Profesionales que organizan anualmente estas asambleas, se encargan de su transcripción a los libros de actas rubricados, y se encargan de la toma de la firma de los participantes, ya que no puede «documentarse» que hubo una «reunión» de personas, expresamente prohibida por la normativa vigente (recordar que es para evitar el contagio, por lo que ahora se prohíbe la circulación y reuniones, pero en el futuro se permitirá cada vez una mayor circulación, pero seguramente no así las «reuniones»).-

 

 La referida solución práctica sería la formalización de una asamblea de accionistas que esté «legalmente realizada y firmada por solo DOS personas»: El Presidente del Directorio, que preside la asamblea, y otra persona humana (que no tiene que ser miembro del Directorio por la prohibición de la ley 19.550), que represente a la TOTALIDAD de los accionistas titulares del 100 % del capital social; a fin de que la asamblea sea «unánime», en los términos del art. 237 de la LGS, y las decisiones de cada uno de los puntos del Orden del Día se toman por «unanimidad».-

 

 Conforme a lo requerido por el art. 239 de la Ley 19.550, el representante deberá tener una «CARTA PODER» otorgada por cada accionista representado, con facultades especiales y suficientes, formalizada en instrumento privado firmado y «certificado por escribano», en este caso, con una «certificación notarial de actuación remota», realizado digitalmente por el escribano a través del sistema «Gedono», firmado digitalmente por el mismo, y enviado por mail a la sociedad, con la posibilidad de que cualquier persona que reciba dicho archivo confirme su validez por internet en la página del Colegio de Escribanos de Capital a través del Sistema «Vadono» (Validador de Documentos Notariales Digitales, de muy fácil uso).-

 

 Estamos notarialmente en condiciones de confeccionar en forma remota, las actas de directorio de convocatoria a asamblea unánime, el registro de asistencia a dicha asamblea, el acta de asamblea unánime que aprueba todos los puntos del Orden del Día, las cartas poder de cada accionista a favor de un mismo apoderado con facultades especiales y suficientes, la certificación notarial de dicha carta poder mediante videollamada y posterior confección del certificado notarial de actuación remota en sello de actuación notarial digital, validado por el Colegio, y enviarlo por mail al requirente y a la sociedad.-

 

 Una vez confeccionadas las actas y firmadas por las dos personas indispensables en los libros rubricados, también estamos en condiciones de recibir posteriormente un nuevo requerimiento, a fin de certificar notarialmente la existencia y texto de dichas actas, todo mediante el referido sistema remoto, confeccionamos la certificación notarial de la existencia de las mismas por Gedono, con firma digital notarial, y se las enviamos para que puedan ser presentadas ante los organismos públicos o privados que uds. necesiten acreditarlo.-

 

 Para su oponibilidad a terceros, si implica una reforma de estatuto, o quizás inscripción de Directorio, si además de las actas nos envían copia de todos los estatutos inscriptos (constitución y reformas), la referida certificación la podremos hacer más adelante en soporte papel (no digital), a fin de presentarlo a inscribir en IGJ (cuando se permita la circulación y reabra el organismo) con dictamen de precalificación notarial, previa publicación en el Boletín Oficial, todo ello sin necesidad del traslado del Presidente hasta el domicilio de la notaría.-

 

 Las crisis también traen cambios de perspectivas y nuevas oportunidades.- El aislamiento social obligatorio nos está requiriendo a los notarios el mejor uso de las nuevas tecnologías para agilizar la formalización de documentos societarios.-

 

 Si estas posibilidades les parecen convenientes, y tuvieran dudas en su implementación, le agradeceríamos nos las comenten, ya que nos lleva a mejorar al máximo posible el estudio, la profundización en estos nuevos temas, y la implementación de nuevas soluciones.-

 

  Por último, aprovechamos para compartirles los links a videos didácticos sobre estos temas societarios y las nuevas resoluciones de IGJ del 2020:

 ¿Qué pasará con las SAS y las Sociedades Extranjeras en la IGJ de Nissen? Reflexiones en Cuarentena

 Listado de videos de Sociedades

  

 Escribano Adrián Comas

 [email protected]

 www.escribaniacomas.com.ar

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 IMPORTANTE: Publicidad indebida de los certificados de actuación remota

El Colegio recuerda a los escribanos que, atento a la posibilidad de que los certificados notariales donde se perciben hechos puedan efectuarse de manera remota (art. 96, Ley 404), es importante que adviertan a sus requirentes los alcances jurídicos de los mismos, a fin de evitar confusiones que lleven a asimilarlos con la certificación notarial de firmas (art. 98, Ley 404).

En ese sentido, reiteramos que estos certificados no sustituyen a la certificación notarial de la firma, pues constituyen la certificación de un hecho que presencia el notario, a través del medio audiovisual. No obstante, constituyen un medio probatorio de autenticidad de la misma, tal como lo dispone el art. 314, primer párrafo del CCCN. Por ello, se recomienda -especialmente- que tengan en cuenta las limitaciones en cuanto a la eficacia de este tipo de certificados, que solo contienen declaraciones del notario tendientes a afirmar, de manera sintética, la existencia de documentos, personas, hechos, cosas o situaciones jurídicas percibidos sensorialmente por el escribano, tal como lo contempla nuestra legislación local.

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